A IMPORTÂNCIA DE BEM DOCUMENTAR AS RELAÇÕES DE TRABALHO

Em qualquer demanda judicial, a mais consistente e valiosa das provas é a de natureza documental. O documento tem o condão de demonstrar ao Magistrado a exata extensão das relações jurídicas havidas entre as partes, e não está sujeito à instabilidade temporal que tanto afeta outros tipos de prova, como é o caso da testemunhal. Documentos representam - ou devem representar - o registro fiel de um ato ou fato jurídico, e não se esquecem, nem tampouco alteram, o teor daquilo que vai em seu bojo. Por este motivo, ao analisar o conjunto probatório, via de regra o Julgador confere ao documento peso maior do que destina ao depoimento.

Por que, então, é comum ouvirmos que Magistrados Trabalhistas tomam decisões desprezando a prova documental? Por que, mesmo diante de registros, muitas vezes as Companhias são condenadas ao cumprimento de obrigações que já observaram no passado? Uma das razões principais desse tipo de ocorrência é a falta de cuidado na produção documental. Muitas vezes, na formação de seus prontuários, as Empregadoras optam pelo uso dos famigerados “modelos”, de contratos padrão e declarações de conteúdo genérico. Tais papéis normalmente apresentam conteúdo pobre, incompatível com a realidade fática e dissonante da legislação – inclusive na forma. Contanto, é usual que, em Juízo, documentos assim não recebam a esperada credibilidade.

Neste passo, compete ao Empregador ter máximo zelo na produção de cada documento, por mais singelo. É imperioso registrar, de modo minucioso, todos os aspectos do liame, ajuste ou esclarecimento celebrado. Também é necessário prever, de forma razoavelmente ampla, as situações que podem derivar do quanto disposto no instrumento, e predefinir quais serão as consequências de fato a fato. Tomemos por exemplo o caso de um empregado que trabalha com aparelho celular ou comunicador fornecido pelo empregador. Esse aparelho ficará em poder do obreiro nos horários em que ele não estiver se ativando? O colaborador poderá ser chamado, fora de expediente regular, a comparecer à empresa e realizar tarefas? Deverá manter o rádio ou telefone permanentemente ligado? A perfeita delineação dessas condições em um documento determinará, possivelmente, se a empresa será ou não obrigada - ou condenada - a remunerar horas de sobreaviso.

Igual fórmula vale para documentos em que o empregado se vê responsabilizado por eventuais danos que ocasionar à empregadora, notadamente quando esta lhe confia bens patrimoniais (automóveis e equipamentos). É mais do que conveniente estipular, com a maior precisão possível, cada específica circunstância em que a pessoa jurídica poderá debitar, da remuneração, o valor necessário ao reembolso pelo prejuízo sofrido. Multas de trânsito sofridas pelo colaborador condutor são, sempre, geradoras de problemas, em especial quando ele se recusa a assumir a dita condição de condutor, o que implica na lavratura de nova penalidade. A maneira de evitar contratempos judiciais? Documentando adequadamente.

E é preciso dizer que documentos não se resumem a registros em papel. Gravações telefônicas, de voz, fotografias e filmagens constituem importantes espécies de prova documental, muitas vezes mais sólidas e poderosas do que um instrumento redigido. Empresas que enfrentam constantes ações envolvendo pedidos de adicional de insalubridade e periculosidade podem colher imagens de seus empregados utilizando equipamentos de proteção individual, ou laborando em ambiente sem qualquer contato com agentes danosos. Acordos de contratação de empregados, em especial para posições de alto escalão, e treinamentos funcionais podem ser filmados ou gravados, com posterior arquivamento.

Enfim, é certo que o nível de êxito judicial de empresas as quais adotam cautelas na fabricação, manutenção e organização de documentos, sobretudo trabalhistas, é significativamente superior ao de Companhias sem semelhante atenção. Para receber correto aconselhamento sobre como documentar aspectos importantes de sua atividade, a pessoa jurídica deve se socorrer do auxílio de advogado de sua confiança, profissional que a orientará acerca do que documentar, qual a melhor forma de fazê-lo e como emprestar máxima eficiência a um determinado documento. Mais uma vez, o trabalho preventivo se põe fundamental para evitar os indesejáveis passivos trabalhistas, que tanto perigo trazem à estabilidade das finanças.

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